Как StayIn намалиха координацията на почистване от 4 часа на 20 минути дневно

Предизвикателството

StayIn растяха от 40 до 280 апартамента за 14 месеца. Операционният стек, който работеше при 40 — Hostaway + Excel за чистене + WhatsApp група — започна да се чупи при 120.

Типична сутрин при 200 апартамента изглеждаше така:

• 7:00 — координатор скролва през Hostaway календара, прави списък на всеки апартамент с отпътуване
• 7:30 — праща на всеки чистач индивидуално списък с дневните задачи
• 10:00 — три съобщения "коя стая в Лозенец, #3 или #4?"
• 11:30 — гост във Варна не е получил PIN кода си. Координатор припряно генерира от Yale приложението
• 13:00 — чистач не дойде. Координатор пренасочва
• 16:00 — опитва да гони QC снимки от 28 почиствания

Екипът губеше 4 часа дневно само на координация. Средно време за отговор на гост — 90 минути. Две пропуснати почиствания през предходния месец им бяха стрували 4.6-звезден review.

Преходът

StayIn мигрираха за един уикенд:

• Петък вечер — импорт на 280 имота + 180 дни бъдещи резервации през Guesty/Hostaway importer-а
• Събота — свързване на 280 смарт ключалки (микс от Yale, Schlage и Igloohome), свързване на 14-те чистачи към Cleaner портала
• Неделя — Shadow режим за AI съобщенията. Координаторът преглежда всяка чернова 48 часа
• Понеделник сутрин — AI се превключва на Live. Координаторът е свободен

Какво се промени

Съобщения. AI сега обработва 92% от съобщенията с гости на английски, български и немски без човешки преглед. Средно време за отговор падна от 90 минути до 31 секунди. Оставащите 8% — сложни възстановявания, правни казуси, щети — отиват към координатора с пълен контекст.

Разпределение на почистване. Вместо човек да избира кой какво чисти, AI-ят на Shortrental сега разпределя задачи според местоположение на чистача, текущ workload, QC pass rate и колко добре се е справял с подобни типове апартаменти. Разпределение става в 6 сутринта за целия ден.

Ъпсейли. Ранно настаняване, късно отпътуване и mid-stay почистване бяха ad-hoc. Сега AI активно предлага при потвърждение на резервация. 1 от всеки 4 гости приема — добавя около €38,000/месец допълнителни приходи.

QC. Чистачите submit-ват photo-based чек-листи през Cleaner портала. AI автоматично маркира липсващи елементи (кърпи, WiFi карта, welcome бележка). StayIn намалиха QC-свързаните оплаквания с 76%.

Резултатът

След 90 дни на Shortrental.ai:

• 4 часа/ден спестени в ops координация
• 92% авто-отговор, 24/7
• +€38k/месец от ъпсейли
• 4.93 среден рейтинг (от 4.81)
• 0 двойни резервации (от 4–6 на тримесечие)

Координаторът вече не е координатор — тя сега ръководи guest experience и loyalty програмите на StayIn, стратегическа роля, която движи разширяването им към Солун през 2026.

---

StayIn оперира в трите най-големи туристически региона на България. Започни trial → и виж същия плейбук в твоето портфолио.

“Преди Shortrental имахме full-time координатор, който само пишеше на чистачите по WhatsApp. Сега AI разпределя всяка задача според час на отпътуване, наличност на чистач и QC история. Координаторът ни сега ръководи стратегията за гост изживяване — много по-ценна роля.”